Debata Dyrektorów Administracyjnych

Szanowni Państwo,
funkcjonowanie i rozwój organizacji uzależnione są od zysków. Te z kolei bezpośrednio wiążą się z przychodami i kosztami, których znaczna część to koszty administracyjne. Każdy Dyrektor Administracyjny każdego dnia staje przed wyzwaniem, jakim jest optymalizacja tych kosztów. Lwią część stanowią środki pożytkowane na nieruchomości i ich obsługę, równie znaczny odsetek stanowią wydatki na flotę i zarządzanie nią. Wiele organizacji znajduje spore oszczędności optymalizując koszty telefoniczne, Internetu czy obiegu dokumentów.

Optymalizację kosztów administracyjnych można przeprowadzić zarówno po stronie podaży – obniżając ceny na dostawę towarów i usług, jak również po stronie popytu – poprzez ograniczenie zapotrzebowania i wprowadzenie polityk. Część procesów ma charakter krótkookresowy, jednak wiele z nich musi być zaplanowana na długi okres.

Każdy, kto odpowiada za koszty administracyjne ma różne pomysły na działania zmierzające do ich optymalizacji. Są zwolennicy re-engineeringu, benchmarkingu – inni uważają, że benchmarking to zdecydowanie za mało dodając do palety rozwiązań Key Performance Indicators. Kwestią sporną jest również stosowanie outsourcingu.

W czasie, kiedy tak istotne jest obniżanie kosztów, ich racjonalizowanie, warto zastanowić się nad różnymi rozwiązaniami. Dyskusję nad możliwościami optymalizacji kosztów administracyjnych daje Państwu udział w Debacie Dyrektorów Administracyjnych, które odbędzie się 29 listopada 2011 w Warszawie. Zapraszamy wszystkich Państwa do aktywnego udziału w 4 panelach dyskusyjnych, umożliwiamy zadanie pytań pozostających bez odpowiedzi naszym Ekspertom, zachęcamy do wspólnego debatowania nad najefektywniejszymi rozwiązaniami. Debata, do której zapraszamy to wydarzenie dla Dyrektorów Administracyjnych, które mamy nadzieję, na stałe wpisze się w Państwa kalendarz i będzie przyczynkiem do wielu interesujących dyskusji i umożliwi wypracowanie rozwiązań, których nie da się wypracować w pojedynkę.

PROGRAM:

9.00 Rejestracja uczestników, powitalna kawa

9.10 Debata z Ekspertem: Redukcja kosztów utrzymania nieruchomości Koszty nieruchomości to ponad 50% kosztów administracyjnych. Na tym właśnie polu można szukać sposobów optymalizacji wydatkowanych środków finansowych. Na te koszty składa się nie tylko zakup nieruchomości, czy czynsz, ale również remonty, obsługa mediów, usługi porządkowe, zarządzanie czy w końcu podatki. Niejednokrotnie koszty znacznie zwiększają się, jeśli mamy do czynienia z nieruchomościami zabytkowymi. Z jednej strony dodają prestiżu, z drugiej zaś w znacząco wpływają na koszty nieruchomości.

Czy optymalizacja mediów przyniesie duże oszczędności? Kiedy warto korzystać z usług firmy outsourcingowej? A może warto wynająć część powierzchni, która nie jest niezbędna do funkcjonowania firmy? I czy naprawdę nieruchomości i ich utrzymanie muszą stanowić tak duży koszt? Liderzy dyskusji: Andrzej Dmochowski, Dyrektor ds. administracyjno – finansowych, Xella Polska Sp. z o.o.
Tomasz Mizera, Dyrektor ds. Restrukturyzacji Nieruchomości, PKO BP S.A.

11.10 Przerwa na kawę

11.30 Debata z Ekspertem: Zarządzanie flotą
Równie dużym generatorem kosztów są samochody służbowe. Warto efektywnie zarządzać flotą samochodową, by znaleźć oszczędności. Sposobów jest wiele, począwszy od wyboru ekonomicznych modeli samochodowych, poprzez negocjacje z dostawcami paliwa, ubezpieczycielami i serwisantami, aż po wprowadzenie systemu zrządzania flotą i polityki flotowej.
Przy efektywnym zarządzaniu flotą olbrzymie znaczenie ma zarządzanie użytkownikiem samochodu służbowego. Warto zastanowić się, komu powinien przysługiwać samochód służbowy, czy wprowadzić limity, a może założyć udział użytkownika samochodu w kosztach eksploatacyjnych. Bez wątpienia przy zarządzaniu flotą mamy bardzo wiele możliwości optymalizacji kosztów. Warto zastanowić się nad najbardziej efektywnymi rozwiązaniami, dającymi szerokie spektrum możliwości redukcji kosztów. Jak bowiem najskuteczniej ograniczyć koszty eksploatacji samochodów? Czy użytkownika powinno się obciążać za wyrządzoną szkodę? Jeśli tak, w jakim zakresie? Czy warto wdrożyć system zarządzania flotą? A może skorzystać z usług outsourcera?
Lider dyskusji: Maciej Kryda, Administration Manager, Sanofi-Aventis Sp. z o.o.

12.50 Przerwa na obiad

13.50 Debata z Ekspertem: Optymalizacja kosztów teleinformatycznych
Usługi teleinformatyczne i związana z nimi optymalizacja kosztów i zarządzanie nimi przybierają inną formę. Prawie każdego dnia otrzymujecie Państwo coraz atrakcyjniejsze oferty, niższe ceny. Dużym wyzwaniem w tego rodzaju działaniach ze strony Dyrektora Administracyjnego jest utrzymanie wysokiej jakości usług i bezpieczne oraz efektywne zarządzanie zmianą. Z jednej strony chcemy korzystać z jak najlepszych usług, z drugiej zaś musimy dbać o ciągłość dostarczanej usługi. Bardzo ważne jest, by w firmie wdrożona była polityka zarządzania usługami ICT. Pamiętać należy o stałym monitorowaniu tej polityki. W zakresie optymalizacji kosztów teleinformatycznych staje przed nami wiele zadań. Negocjacje warunków handlowych z operatorami i dostawcami to tylko jeden z elementów polityki. Podejmując decyzje pojawia się wiele pytań. Wybrać ofertę lidera na rynku, który zapewni bezpieczeństwo? A może skorzystać z usług alternatywnego dostawcy usług, który gwarantuje najniższą cenę, jednak nie gwarantuje najwyższej jakości dostarczanych usług? Co negocjować i kiedy? Czy w ogóle warto zmieniać usługodawcę, jeśli świadczone przez niego usługi są wysokiej jakości?

15.10 Przerwa na kawę

15.30 Debata z Ekspertem: Zarządzanie dokumentami w firmie
Każdego dnia w organizacji, bez względu na rodzaj prowadzonej działalności, przyjmujemy i wydajemy mnóstwo dokumentów. Pojawia się natychmiast wiele pytań z tym wiązanych. Jest tu duże pole do ograniczania kosztów i optymalizacji szeroko pojętego zarządzania obiegiem dokumentów. Wiele firm stosuje outsourcing w tym zakresie. Często kluczowym powodem poza ograniczeniem wydatków jest uwolnienie Managerów od nadmiaru pracy administracyjnej, co z kolei pozwala im skupić się na czynnościach operacyjnych. Poza decyzją czy stosować outsourcing zdarza się, że pojawia się pytanie czy stosować elektroniczny obieg dokumentów. Każde z rozwiązań niesie za sobą ryzyko, wady, ale ma też zalety. Czy mimo wielu zalet zawsze outsourcing to dobre rozwiązanie? Czy jesteśmy w stanie nadzorować outsourcera i powierzać mu tajne dokumenty? Które z rozwiązań niesie za sobą większe ryzyko, a które jest bardziej opłacalne?
Lider dyskusji: Robert Zaklika, Dyrektor Departamentu Logistyki, Alior Bank

17.00 Zakończenie debaty

Koszty udziału:

Dwa dni warsztatów - koszt uczestnictwa uzależniony jest od daty zgłoszenia. Przy zgłoszeniu:
od 29-09-2011 do 04-11-2011 - 1095 PLN + 23% VAT
od 05-11-2011 do 29-11-2011 - 1395 PLN + 23% VAT

Szczegółowe informacje:
Rafał Szary
tel.:22 420 55 21
faks: 22 420 55 01


Więcej na: