IV Forum Project Management Office (PMO) Zarządzanie Biurem Projektów

Kluczowe zagadnienia:

• Pozycja PMO w nowoczesnej firmie
• PMO we współpracy z innymi
• Narzędzia informatyczne wspomagające pracę PMO
• Project Management Office w kontekście finansów
• Procesowy model PMO
• Aspekt przywództwa na różnych poziomach zarządzania projektem
• Niedobór umiejętności vs. skomplikowany portfel projektów
• Wartość PMO dla organizacji
• PR i marketing wewnętrzny na usługach PMO
• Rola PMO w zarządzaniu ryzykiem portfela projektów w czasie kryzysu
• Ewolucja PMO (zakres działań, odpowiedzialność, liczba pracowników)
• Praktyka zarządzania portfelem projektów w firmie i udział w tym procesie PMO

Program

Dzień I, 22 kwietnia 2009

08.45 Rejestracja uczestników

09.00 Rozpoczęcie konferencji

09.10 Pozycja PMO w nowoczesnej firmie

• rola i zakres odpowiedzialności oraz organizacja w różnych strukturach
• rola PMO: ciało doradczo-szkoleniowe? nadzorca projektów? ciało odpowiedzialne za realizację projektów w ramach programów?
• rola firmowego PMO i jego współpracy w zakresie integracji procedur i narzędzi, planowanie projektów/ zasobów z dostawcami usług
• wyznaczenie celów dla PMO oraz właściwe definiowanie wskaźników i mierników osiągnięcia wyznaczonych celów

Prelegent: Witold Chrostowski, IS Project Leader PMO, Philip Morris International Service Center Europe Sp. z o.o.

10.10 PMO we współpracy z innymi

• współpraca PMO z innymi udziałowcami projektów (dyrektorzy jednostek funkcjonalnych, zarząd, kierownicy projektów)
• interakcja PMO z pozostałymi jednostkami projektu - metodologia a rzeczywistość biznesowa
• dobre praktyki w zakresie Portoflio Governance i szerzej - współpracy Enterprise PMO z interesariuszami po stronie biznesu

Prelegent: Tomasz Pawul, Z-ca Dyrektora Pionu Technologii Informatycznej ds. Wytwarzania Oprogramowania, Wirtualna Polska S.A.

11.00 Przerwa na kawę

11.15 Narzędzia informatyczne wspomagające pracę PMO

• porównanie narzędzi informatycznych dla PMO
• problematyka dysponowania właściwymi narzędziami wspomagającymi Project Management zarówno na poziomie pojedynczego projektu jak i całego portfela

12.00 Project Management Office w kontekście finansów

• zaangażowanie PMO z pionem finansów w ramach realizacji projektów
• centralne zarządzanie kosztami na poziomie PMO
• kwestia właściwego finansowego uzasadnienia wynikającego bezpośrednio z celu/ celów jakie stawia się przed PMO
• samofinansowanie PMO

13.00 Wspólny obiad

14.00 Procesowy model PMO

• zasady automatycznego tworzenia aktów prawnych regulujących wewnętrzne i zewnętrzne funkcjonowanie Biura, jako składników ładu korporacyjnego
• problem braku powiązania pomiędzy zarządzaniem procesowym (operacyjnym) a projektami rozumianymi jako usprawnienia istniejących procesów
• zarządzanie portfelem projektów vs. zarządzanie procesami biznesowymi

Prelegent: Tadeusz Lis, Badania Systemowe „EnergSys”

15.00 Przerwa na kawę

15.15 Aspekt przywództwa na różnych poziomach zarządzania projektem

• czego powinno oczekiwać się od kierowników projektów
• jak PMO powinno wspierać właścicieli projektów
• jakie cechy w zarządzaniu kierownikami projektów są najbardziej pożądane

Prelegent: Waldemar Plata, Dyrektor ds Strategii i Rozwoju w Petrobaltic SA Grupa Lotos oraz członek zarządu w firmach UAB Nafos Gavyba i AB Geonafta

16.15 Niedobór umiejętności vs. skomplikowany portfel projektów

• jak radzić sobie z ograniczonością zasobów ludzkich
• jak minimalizować ryzyko braku umiejętności kierowników projektu
• rygor metodyczny - systematyczność, wiarygodność, konsekwencja działania, mentalność i dojrzałość firmy w zakresie PM

Prelegent: Robert Kański, Kierownik Biura Zarządzania Projektami, Europejski Fundusz Leasingowy S.A.

17.00 Zakończenie pierwszego dnia

Dzień II, 23 kwietnia 2009

09.00 Wartość PMO dla organizacji

• jak wykazać przydatność i opłacalność PMO (ROI z PMO)
• ocena efektywności biznesowej projektów, CBA a rzeczywista stopa zwrotu ze zrealizowanych projektów
• jak odpowiedzieć na pytanie zarządu- dlaczego wprowadzenie PMO jest kosztowne; gdzie szukać uzasadnienia dla ponoszenia tych wydatków
• skuteczna komunikacja w PMO - zrozumienie, a przede wszystkim wsparcie zarządu co do słuszności stworzenia PMO

Prelegent: Tomasz Uljanicki, Project Office Director, Polpharma SA

10.00 PR i marketing wewnętrzny na usługach PMO

• jak przekonać wewnętrzną opozycję do dobrowolnej współpracy, jak wykazać że jest to bardziej efektywne niż działania bez PMO
• zmiana postaw ludzi w kierunku większej otwartości informacyjnej; łamanie silosów i redukowanie organizacji nieformalnej
• jak radzić sobie z problemem „skostniałych” firm, gdzie trudno zmienić nawyki i przekonać do PMO

11.00 Przerwa na kawę

11.15 Praktyka zarządzania portfelem projektów w firmie i udział w tym procesie PMO

• selekcja projektów do realizacji
• zarządzanie portfelem projektów versus priorytetyzacja projektów

Prelegent: Joanna Silińska, OPS PMO Manager / BB, GE Money Bank S.A.

12.00 Wspólny obiad

13.00 Ewolucja PMO (zakres działań, odpowiedzialność, liczba pracowników)

• łączenie kilku PMO w dużych organizacjach
• wirtualizacja PMO
• rewitalizacja PMO
• likwidacja PMO

Prelegent: Dr Marcin Żmigrodzki, Dyrektor Departamentu Zarządzania Projektami i Procesami, Euro Bank S.A.

14.00 Rola PMO w zarządzaniu ryzykiem portfela projektów w czasie kryzysu

• kryterium wyboru projektów o akceptowalnym poziomie ryzyka
• jak nie dopuścić by projekt wysokiego ryzyka zamienił się w kryzys i stał się zagrożeniem dla całej firmy
• skuteczna identyfikacja zagrożeń płynących z rynku oraz z wnętrza własnej organizacji

Prelegent: Jacek Mamot, Prezes Zarządu, K2 Consulting

15.00 Przerwa na kawę

15.15 The Standard for Portfolio Management wg PMI a praktyka zarządzania Biurem Projektów- case study BCC – wdrożenia SAP

Kontekst firmy konsultingowej jako ‘użytkownika’ Biura Projektów jest o tyle interesujący, że projekty/portfel projektów stanowią podstawową działalność, a nie są tylko uzupełnieniem innej działalności operacyjnej (np. produkcji), więc wszystkie usprawnienia w tym obszarze przekładają się bardzo mocno na wynik działania całej firmy. BCC w ciągu ostatnich lat zwielokrotniło obroty i wzrosło od skali kilkudziesięciu osób do ponad 200 pracowników zaangażowanych w projekty w kilkunastu krajach świata, co wymusiło szybkie przejście od zarządzania portfelem projektów ‘w Excelu’ do wdrożenia zbioru uporządkowanych procedur i narzędzi. Jednym z kroków było formalne powołanie Biura Projektów w roku 2005. Podczas kolejnych 3 lat ewolucji PMO na bieżąco konfrontowano praktyki i standardy publikowane przez PMI z realnymi możliwościami, kosztami i korzyściami z wdrażania poszczególnych zmian w organizacji.

Prelegent: Michał Kunze, Kierownik Biura Projektów, Business Consulting Center Sp. z o.o.

16.15 Zakończenie konferencji

Dzień specjalny 24 kwietnia 2009